Тайм-менеджмент: 5 шагов к управлению временем

57
Тайм-менеджмент: 5 шагов к управлению временем


Нехватка времени, вынужденная спешка, аврал, хаос и сорванные сроки сдачи проектов. Кто не испытывал на себе негативного влияния этих факторов? Такой темп жизни приводит к стрессам, снижению или потере мотивации, развитию депрессии и синдрома хронической усталости.

Рационально управлять временем, привести дела в порядок и повысить личную эффективность поможет знание основных составляющих тайм-менеджмента

Прежде чем стрелять, нужно иметь перед собой цель

Необходимо чёткое понимание: «А для чего вообще мне нужно управлять своим временем?» Все популярные техники тайм-менеджмента основаны на осознании потребности в нём.

Чтобы правильно определить цель, нужно письменно ответить на вопросы:

Почему я интересуюсь тайм-менеджментом?
Какова цель, для которой мне необходимы навыки организации своего времени?
Почему я хочу добиться этой цели?

Ответы на эти вопросы помогут обрести глубокую мотивацию. Психологи рекомендуют регулярно пересматривать реальные действия при ежедневном планировании в соответствии с целью.

Цель нужно записать на листе бумаги и поместить его на видное место, чтобы перед глазами всегда было напоминание о главном.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование должно устойчиво войти в повседневную жизнь. Заранее составленный список пошаговых действий увеличивает продуктивность работы на 25-30%.

Удобнее всего заниматься планированием вечером перед сном. На утро в голове уже сложится представление о предстоящих задачах.

Простая техника планирования: матрица Эйзенхауэра. Список дел на предстоящий день разделяется на четыре категории и выполняется в следующем порядке:

Матрица Эйзенхауэра

Важно и срочно

Хорошо, если пункты в этом списке отсутствуют. Если же нет, то приступить к их выполнению нужно в первую очередь.

Важно, но не срочно

Такие дела часто переносятся изо дня в день, но чаще всего именно они способствуют развитию и достижению намеченных горизонтов. Дела, относящиеся к этой категории,  выполняются при первой возможности, сразу после предыдущего списка. Это само планирование, обучение и внедрение изменений в жизнь. Не стоит забывать также про заботу о своём здоровье, отношения с родственниками и друзьями.

Срочно, но не важно

Рутинные дела, отнимающие слишком много времени. Задайте себе вопрос: «Что я могу сделать сегодня, чтобы делегировать эти задачи завтра?» Стоит попросить помощи у близких или обратиться за услугами в специализированную службу (клининговая компания, химчистка, доставка еды). Рутинные рабочие обязанности можно перепоручить подчинённым и фрилансерам.




Долгий ящик

Зачем расходовать драгоценное время на неважные и несрочные задачи? При осознанном подходе к управлению временем от дел, попадающих под это определение, нужно отказаться совсем. Однако, если все задачи из предыдущих списков уже выполнены, можно дополнительно сделать что-либо и из этого раздела.

А-В-С планирование

Суть техники в том, что все задачи в зависимости от важности разделяются на три категории.

A-категория

Только важные и значимые задачи, которые занимают около 15% времени и приносят 65% результатов.

B-категория

Задачи средней степени важности. 20% времени и 20% результатов.

С-категория

Наименее важные задачи. 65% времени и только 15% результатов.

Первыми выполняются дела, относящиеся к A-категории, затем идут категории B и С.

Контроль

Достижение целей не будет эффективным, если не осуществлять постоянный контроль за выполнением планов. Планы и цели регулярно нужно перепроверять и изменять, если вдруг они оказываются неактуальными или недостижимыми. Это позволяет замечать все ошибки в самом начале, пока они ещё не стали серьёзной угрозой для достижения намеченных результатов.

В тайм-менеджменте существует много способов контроля. Можно отмечать галочками или зачёркивать в ежедневнике выполненные задачи, пользоваться мобильными приложениями (Life Wheel, To Do List и др.) Или же осуществлять еженедельный/ежемесячный итоговый контроль по достижению целей.

Отдых

Отдых нуждается в планировании точно так же, как и любая рабочая задача. Здоровый и полноценный отдых — это залог эффективной работы.

Некоторые, стараясь как можно больше успеть, совсем забывают об этой важной жизненной составляющей. Такие люди ущемляют себя во всех удовольствиях, каждую минуту пытаясь вложить только в важные задачи и проекты. Результатом такой перегрузки является ухудшение памяти и концентрации внимания, снижение мотивации, работоспособности и развитие синдрома хронической усталости.

Во время отдыха важно полностью отключиться от работы, дать себе время передохнуть. Но совсем необязательно такой отдых должен быть пассивным. Лучшее решение — найти баланс. Половину отпуска провести лежа с книжкой на пляже или за сериалом в кровати, если того просит душа. А вторую часть посвятить хобби, активным видам спорта, прогулкам и общению с близкими.

Избавление от «пожирателей времени»

Сколько времени отнимает бесцельное блуждание в Интернете и просмотр телевизионных программ? Если хотя бы неделю вести хронометраж дня, можно заметить «чёрные дыры», сквозь которые утекает огромное количество времени. С большим успехом его можно было бы направить на что-то более продуктивное и полезное.



Несколько советов, которые помогут избавиться от этих вредных привычек:

Во время работы следует отключать уведомления на телефоне и компьютере, закрывать ненужные окна в браузере, все отвлекающие программы.

Для полноценного отдыха и восстановления за час до сна рекомендуется отключать телевизор, компьютер и прекращать листать ленту в социальных сетях на своём смартфоне.

Бесполезным занятиям нужно найти альтернативу. Это может быть что угодно: любимое хобби, чтение книг, общение с друзьями, пешие прогулки, спорт или просто сон и отдых. Возможность полностью сосредоточиться на главном появится, если отбросить всё лишнее.

 Лана Беккер



Оставить комментарий:

Please enter your comment!
Please enter your name here

1 + пятнадцать =